Quy trình
Chức năng Quy trình cho phép định nghĩa luồng xử lý hợp đồng theo từng loại — xác định thứ tự các bước ký kết và tài liệu áp dụng cho từng bước.Danh sách Quy trình mẫu
Vào menu Quản trị → Quy trình, chọn tab Quy trình mẫu để xem toàn bộ quy trình đã tạo.
| Cột | Mô tả |
|---|---|
| Tên quy trình | Tên mô tả luồng xử lý |
| Loại hồ sơ | Loại hợp đồng áp dụng quy trình |
| Số bước | Tổng số bước ký trong quy trình |
| Trạng thái | 🟢 Hoạt động / 🔴 Ngừng hoạt động |
Tạo mới Quy trình
Mở form tạo quy trình
Nhấn nút + Tạo quy trình. Form tạo quy trình mở ra gồm hai phần:
- Bên trái: Danh sách tài liệu áp dụng cho quy trình.
-
Bên phải: Thông tin chung của quy trình.
Điền thông tin chung
Ở phần bên phải, điền các trường sau:
| Trường | Mô tả |
|---|---|
| Mã quy trình | Mã định danh (hệ thống tự sinh hoặc nhập tay) |
| Tên quy trình phê duyệt | (Bắt buộc) Tên hiển thị của quy trình |
| Loại hồ sơ áp dụng | (Bắt buộc) Chọn loại hợp đồng áp dụng |
| Mô tả | Ghi chú thêm về phạm vi sử dụng |
| Loại quy trình | Chọn loại quy trình phù hợp |
| Đơn vị áp dụng | Chọn đơn vị sử dụng quy trình |
| Cho phép chỉnh sửa | Tích nếu muốn cho phép chỉnh sửa sau khi tạo |
Trường Loại hồ sơ áp dụng là bắt buộc. Hãy chọn loại hợp đồng trước khi thêm tài liệu.
Thêm tài liệu
Ở phần bên trái, nhấn + Thêm tài liệu để chọn các mẫu tài liệu áp dụng cho quy trình.Sau khi thêm, mỗi tài liệu sẽ hiển thị trong danh sách với các thông tin:
- Loại tài liệu: Chọn mẫu tài liệu tương ứng.
- Bắt buộc: Đánh dấu tài liệu bắt buộc phải có trong hồ sơ.
-
Bước điền tài liệu: Bước mà tài liệu này được sử dụng.
Thêm bước ký
Ở phần bên phải, nhấn + Thêm bước để thêm bước ký vào quy trình.Mỗi bước ký gồm các trường cấu hình:
| Trường | Mô tả |
|---|---|
| Bên bước | (Bắt buộc) Tên bước hiển thị |
| Mô tả | Ghi chú cho bước |
| Loại hình ký | (Bắt buộc) Chọn loại: Tài khoản, USB Token, … |
| Người xử lý | (Bắt buộc) Chọn người hoặc nhóm thực hiện bước |
| Quá hạn sau | Số ngày tối đa để hoàn thành bước (tùy chọn) |
| Hình thức ký | Ký số / ký nháy / … |
| Phương thức ký | Chọn phương thức ký phù hợp |
Đặt ký cho từng tài liệu
Trong mỗi bước ký, nhấn + Đặt vị trí ký để gán tài liệu nào cần được ký ở bước này.Thao tác này giúp xác định chính xác tài liệu nào sẽ được ký bởi người thực hiện ở từng bước trong quy trình.
Chỉnh sửa Quy trình
Sao chép Quy trình
Sao chép giúp tạo nhanh một quy trình mới dựa trên quy trình có sẵn, rút ngắn thời gian cấu hình khi các quy trình có cấu trúc tương tự nhau.Nhấn biểu tượng sao chép
Nhấn biểu tượng 📋 trên dòng quy trình đó. Hệ thống sẽ tạo ra một bản sao với toàn bộ cấu hình bước ký và tài liệu giữ nguyên.
Chỉnh sửa bản sao
Mở bản sao vừa tạo, cập nhật Tên quy trình, Loại hồ sơ áp dụng và các bước nếu cần.
Khóa / Mở khóa Quy trình
Khóa quy trình giúp ngăn không cho quy trình được sử dụng thêm mà không cần xóa hẳn dữ liệu.Nhấn biểu tượng khóa
Nhấn biểu tượng 🔒 trên dòng quy trình đó để khóa quy trình. Trạng thái sẽ chuyển từ Hoạt động sang Ngừng hoạt động.
Quy trình đang bị khóa sẽ không thể áp dụng cho hồ sơ mới. Các hồ sơ đang chạy theo quy trình này vẫn tiếp tục hoạt động bình thường.