Quy trình
Chức năng Quy trình cho phép định nghĩa luồng xử lý hợp đồng theo từng loại — xác định thứ tự các bước ký kết và tài liệu áp dụng cho từng bước.Danh sách Quy trình mẫu
Vào menu Quản trị → Quy trình, chọn tab Quy trình mẫu để xem toàn bộ quy trình đã tạo.
Nhấn + Tạo quy trình ở góc trên bên phải để tạo mới.
Tạo mới Quy trình
1
Mở form tạo quy trình
Nhấn nút + Tạo quy trình. Form tạo quy trình mở ra gồm hai phần:
- Bên trái: Danh sách tài liệu áp dụng cho quy trình.
-
Bên phải: Thông tin chung của quy trình.
2
Điền thông tin chung
Ở phần bên phải, điền các trường sau:
Trường Loại hồ sơ áp dụng là bắt buộc. Hãy chọn loại hợp đồng trước khi thêm tài liệu.
3
Thêm tài liệu
Ở phần bên trái, nhấn + Thêm tài liệu để chọn các mẫu tài liệu áp dụng cho quy trình.Sau khi thêm, mỗi tài liệu sẽ hiển thị trong danh sách với các thông tin:
- Loại tài liệu: Chọn mẫu tài liệu tương ứng.
- Bắt buộc: Đánh dấu tài liệu bắt buộc phải có trong hồ sơ.
-
Bước điền tài liệu: Bước mà tài liệu này được sử dụng.
4
Thêm bước ký
Ở phần bên phải, nhấn + Thêm bước để thêm bước ký vào quy trình.Mỗi bước ký gồm các trường cấu hình:
5
Đặt ký cho từng tài liệu
Trong mỗi bước ký, nhấn + Đặt vị trí ký để gán tài liệu nào cần được ký ở bước này.Thao tác này giúp xác định chính xác tài liệu nào sẽ được ký bởi người thực hiện ở từng bước trong quy trình.
6
Lưu quy trình
Nhấn Lưu & đóng để lưu và kích hoạt quy trình, hoặc Đóng để hủy thao tác.
Chỉnh sửa Quy trình
1
Chọn quy trình cần sửa
Trong danh sách, nhấn biểu tượng ✏️ trên dòng quy trình muốn chỉnh sửa.
2
Chỉnh sửa thông tin
Thêm, xóa hoặc sắp xếp lại các bước ký và tài liệu tương ứng.
3
Lưu
Nhấn Lưu & đóng để áp dụng thay đổi.
Sao chép Quy trình
Sao chép giúp tạo nhanh một quy trình mới dựa trên quy trình có sẵn, rút ngắn thời gian cấu hình khi các quy trình có cấu trúc tương tự nhau.1
Tìm quy trình cần sao chép
Trong danh sách, tìm đến quy trình muốn sao chép.
2
Nhấn biểu tượng sao chép
Nhấn biểu tượng 📋 trên dòng quy trình đó. Hệ thống sẽ tạo ra một bản sao với toàn bộ cấu hình bước ký và tài liệu giữ nguyên.
3
Chỉnh sửa bản sao
Mở bản sao vừa tạo, cập nhật Tên quy trình, Loại hồ sơ áp dụng và các bước nếu cần.
4
Lưu
Nhấn Lưu & đóng để hoàn tất.
Khóa / Mở khóa Quy trình
Khóa quy trình giúp ngăn không cho quy trình được sử dụng thêm mà không cần xóa hẳn dữ liệu.1
Tìm quy trình cần khóa
Trong danh sách, tìm đến quy trình muốn khóa.
2
Nhấn biểu tượng khóa
Nhấn biểu tượng 🔒 trên dòng quy trình đó để khóa quy trình. Trạng thái sẽ chuyển từ Hoạt động sang Ngừng hoạt động.
3
Mở khóa khi cần
Nhấn lại biểu tượng 🔓 để mở khóa và kích hoạt lại quy trình.
Quy trình đang bị khóa sẽ không thể áp dụng cho hồ sơ mới. Các hồ sơ đang chạy theo quy trình này vẫn tiếp tục hoạt động bình thường.
Xóa Quy trình
1
Tìm quy trình cần xóa
Trong danh sách, tìm đến quy trình muốn xóa.
2
Nhấn biểu tượng xóa
Nhấn biểu tượng 🗑️ trên dòng quy trình đó.
3
Xác nhận xóa
Xác nhận trong hộp thoại hiện ra. Thao tác này không thể hoàn tác.