Skip to main content

​
Tổng quan

Hồ sơ là đơn vị quản lý trung tâm trong econtractid, tập hợp các tài liệu ký và quy trình duyệt thành một gói hoàn chỉnh để gửi ký điện tử. Luồng làm việc chính: 
Tạo hồ sơ → Thêm tài liệu ký → Lưu và gửi duyệt → Thiết lập quy trình → Trình ký

​
Danh sách hồ sơ

Vào menu Hồ sơ để xem toàn bộ hồ sơ của bạn. Mỗi hồ sơ hiển thị: Màn hình danh sách Quản lý Hồ sơ
CộtÝ nghĩa
Mã hồ sơMã tự động (VD: NHANSU-2026-09)
Tên hồ sơTên do người dùng đặt
Trạng tháiĐang tạo / Chờ xử lý / Hoàn thành
LoạiLoại hợp đồng/hồ sơ
Đối tácBên đối tác ký kết
Ngày tạoNgày khởi tạo hồ sơ
Các icon hành động trên mỗi hàng:
IconChức năng
✏️ Bút chìChỉnh sửa hồ sơ (chỉ hiện khi hồ sơ chưa gửi duyệt)
🕐 Đồng hồXem lịch sử phê duyệt (chỉ hiện khi hồ sơ đang ở trạng thái Chờ xử lý)
📤 Chia sẻChia sẻ hồ sơ
⬇️ Tải xuốngTải file tài liệu về máy
🗑️ Thùng rácXóa hồ sơ
📋 Sao chépTạo bản sao hồ sơ
Nhấn + Thêm hồ sơ ở góc trên bên phải để tạo hồ sơ mới.

​
Tạo hồ sơ mới

​
Bước 1 – Điền thông tin hồ sơ

Sau khi nhấn + Thêm hồ sơ, form tạo hồ sơ xuất hiện với các trường: Form tạo mới Hồ sơ
  • Loại hồ sơ (bắt buộc): Chọn loại hợp đồng phù hợp (VD: Hợp đồng lao động, Hợp đồng mua bán…)
  • Quy trình (tùy chọn): Gắn quy trình ký sẵn có vào hồ sơ
  • Mã hồ sơ: Hệ thống tự sinh, có thể chỉnh sửa
  • Tên hồ sơ (bắt buộc): Đặt tên dễ nhận biết
  • Đối tác: Chọn bên đối tác tham gia ký kết
Sau khi chọn Loại hồ sơ, phần Tài liệu ký phía dưới sẽ tự động hiển thị các nhóm tài liệu theo cấu hình của loại hồ sơ đó.

​
Bước 2 – Thêm tài liệu ký

Phần Tài liệu ký xuất hiện sau khi chọn loại hồ sơ. Mỗi nhóm tài liệu (VD: HĐLĐ, Phụ lục…) cung cấp hai cách thêm tài liệu:

Tải lên

Upload file PDF hoặc DOCX có sẵn từ máy tính của bạn.

Tạo tài liệu

Dùng trình soạn thảo để tạo tài liệu từ mẫu hợp đồng đã cài đặt sẵn.

​
Tải file lên

  1. Nhấn vùng Tải lên – PDF hoặc DOCX
  2. Chọn file từ máy tính (hỗ trợ .pdf, .docx)
  3. File được đính kèm vào nhóm tài liệu tương ứng

​
Tạo tài liệu từ mẫu

  1. Nhấn vùng Tạo tài liệu – Dùng trình soạn thảo
  2. Cửa sổ Template hiện ra với:
    • Xem trước tài liệu mẫu bên trái
    • Danh sách trường cần điền bên phải (VD: tên khách hàng, địa chỉ, ngày hợp đồng…)
  3. Điền đầy đủ các trường thông tin
  4. Chọn một trong hai thao tác:
    • Lưu nháp – lưu lại để chỉnh sửa tiếp sau
    • Tạo tài liệu – tạo file PDF chính thức và đính kèm vào hồ sơ
Nhấn + Thêm tài liệu ở cuối phần Tài liệu ký nếu hồ sơ cần nhiều hơn một nhóm tài liệu.

​
Bước 3 – Lưu hồ sơ

Sau khi hoàn tất tài liệu, cuối màn hình có hai nút:
NútHành động
Lưu và đóngLưu hồ sơ ở trạng thái Đang tạo (nháp), đóng form. Có thể mở lại chỉnh sửa sau.
Lưu và gửi duyệtLưu hồ sơ và chuyển ngay sang tab Đề nghị duyệt để thiết lập quy trình ký.
Chỉ khi nhấn Lưu và gửi duyệt thì hồ sơ mới chuyển sang bước thiết lập quy trình. Nếu nhấn Lưu và đóng, hồ sơ vẫn ở trạng thái Đang tạo và chưa được gửi đi.

​
Thiết lập quy trình và gửi duyệt

Sau khi nhấn Lưu và gửi duyệt, hệ thống tự động mở tab Đề nghị duyệt. Màn hình Đề nghị duyệt Màn hình gồm hai phần:
  • Bên trái: Danh sách tài liệu hồ sơ và xem trước nội dung
  • Bên phải: Cấu hình các bước trong quy trình ký

​
Cấu hình các bước ký

Mỗi bước trong quy trình bao gồm:
TrườngMô tả
Tên bướcTên gợi nhớ (VD: Giám đốc, Thư ký, Kế toán)
Mô tảGhi chú thêm cho bước này
Loại hình kýTài khoản / USB Token / Cloud HSM / Ký ảnh
Người xử lýChọn tài khoản người ký trong hệ thống
Số CCCD/MSTĐịnh danh người ký (nếu cần)
Quá hạn sau (giờ)Thời gian tối đa chờ ký trước khi cảnh báo
Hình thức thực hiệnDuyệt hoặc Ký
1

Chọn quy trình mẫu (tùy chọn)

Nếu đã có quy trình mẫu, chọn từ danh sách Quy trình mẫu để tự động điền các bước.
2

Thêm / xóa bước

Nhấn icon + để thêm bước mới, icon thùng rác để xóa bước không cần.
3

Điền thông tin từng bước

Điền đầy đủ Tên bước, Loại hình ký, Người xử lý và Hình thức thực hiện cho mỗi bước.
4

Trình ký

Nhấn ▶ Trình ký để chính thức gửi hồ sơ vào quy trình duyệt.
Sau khi nhấn Trình ký, hồ sơ chuyển sang trạng thái Chờ xử lý và sẽ lần lượt được gửi đến từng người ký theo thứ tự bước đã cấu hình. Lúc này hồ sơ không thể chỉnh sửa nữa.

​
Chỉnh sửa hồ sơ

Hồ sơ ở trạng thái Đang tạo (chưa gửi duyệt) vẫn có thể chỉnh sửa:
  1. Trong danh sách hồ sơ, nhấn icon ✏️ bút chì trên hàng hồ sơ cần sửa
  2. Form chỉnh sửa mở ra, cho phép thay đổi thông tin hồ sơ, tài liệu ký
  3. Nhấn Lưu và đóng để lưu lại, hoặc Lưu và gửi duyệt để tiến hành gửi duyệt
Icon bút chì chỉ xuất hiện khi hồ sơ ở trạng thái Đang tạo. Sau khi đã gửi duyệt (Chờ xử lý), hồ sơ không thể chỉnh sửa.

​
Lịch sử phê duyệt

Với các hồ sơ đang ở trạng thái Chờ xử lý, nhấn icon 🕐 đồng hồ để xem lịch sử phê duyệt. Tab Lịch sử phê duyệt hiển thị:
  • Thông tin phê duyệt: Tên hồ sơ, ngày tạo, người tạo, số bước đã duyệt / tổng số bước
  • Quá trình duyệt: Timeline trực quan từng bước:
    • Bước đã hoàn thành hiển thị màu xanh với thời gian xử lý
    • Bước chưa xử lý hiển thị màu xám
    • Mỗi bước ghi rõ người xử lý, phương thức, hình thức thực hiện
Nếu người ký chưa nhận được thông báo, nhấn Gửi lại thông báo trong bước tương ứng để hệ thống gửi lại email/SMS nhắc nhở.

​
Các thao tác trên hồ sơ

Nút / IconMô tả
Lưu và đóngLưu hồ sơ dưới dạng nháp (Đang tạo), đóng form
Lưu và gửi duyệtLưu và mở tab Đề nghị duyệt để thiết lập quy trình ký
✏️ Chỉnh sửaMở form chỉnh sửa (chỉ khi hồ sơ Đang tạo)
🕐 Lịch sử phê duyệtXem tiến trình duyệt (chỉ khi hồ sơ Chờ xử lý)
⬇️ Tải xuốngTải file tài liệu về máy
🗑️ XóaXóa hồ sơ (chỉ khi hồ sơ Đang tạo)
📋 Sao chépTạo bản sao hồ sơ với cùng cấu hình

​
Trạng thái hồ sơ

Đang tạo  ──(Lưu và gửi duyệt)──▶  Chờ xử lý  ──(Trình ký)──▶  Hoàn thành
    ▲                                    │
    │                                    ▼
 (Lưu và đóng)                       Từ chối
Trạng tháiÝ nghĩaCó thể chỉnh sửa?
Đang tạoHồ sơ nháp, chưa gửi đi✅ Có
Chờ xử lýĐang trong quy trình ký duyệt❌ Không
Hoàn thànhTất cả bước ký đã hoàn tất❌ Không
Từ chốiMột bước bị từ chối, quy trình dừng lại❌ Không