Skip to main content

​
Mẫu hợp đồng & Tài liệu

Chức năng Loại hợp đồng cho phép quản trị viên định nghĩa các loại hợp đồng trong hệ thống, mỗi loại có thể kèm theo nhiều loại tài liệu liên quan. Người dùng sẽ chọn đúng loại hợp đồng khi tạo hồ sơ, giúp hệ thống tự động áp dụng cấu hình phù hợp.

​
Danh sách Loại hợp đồng

Màn hình chính hiển thị toàn bộ các loại hợp đồng đã được cấu hình trong hệ thống. Danh sách loại hợp đồng Bảng danh sách gồm các cột thông tin:
CộtMô tả
Hành độngCác nút chỉnh sửa ✏️, khóa 🔒 và xóa 🗑️
Trạng tháiHoạt động (xanh) hoặc trạng thái khác
Mã loạiMã định danh duy nhất của loại hợp đồng
Tên loại hợp đồngTên mô tả loại hợp đồng
Số tài liệuSố lượng loại tài liệu kèm theo được cấu hình
Ngày cập nhậtThời điểm cập nhật thông tin gần nhất
Sử dụng thanh Tìm kiếm phía trên để lọc theo mã, tên hoặc loại hợp đồng.

​
Thêm mới Loại hợp đồng

Nhấn nút + Thêm loại hợp đồng ở góc trên bên phải để mở form tạo mới.
1

Nhập thông tin chung

Form Cấu hình Loại hợp đồng mở ra ở tab Thiết lập Tài liệu.Form tạo loại hợp đồngĐiền các trường thông tin:
  • Tên loại hợp đồng (bắt buộc) — Ví dụ: Hợp đồng Tín dụng
  • Mã loại (bắt buộc) — Ví dụ: VD: HopDong-TinDung. Chỉ cho phép chữ cái, số, gạch ngang (-) và gạch dưới (_), không dấu.
  • Mô tả — Mô tả chi tiết về loại hợp đồng.
  • Trạng thái — Chọn một trong ba trạng thái: Hoạt động, Ngừng hoạt động, hoặc Nháp.
2

Thêm Tài liệu kèm theo

Ở phần Tài liệu kèm theo, nhấn + Thêm Loại tài liệu để cấu hình các loại tài liệu cần thiết cho loại hợp đồng này.Dialog thêm loại tài liệuDialog Thêm Loại Tài liệu hiển thị với hai lựa chọn:
  • Chọn loại tài liệu có sẵn từ danh sách thả xuống.
  • Tạo mới loại tài liệu bằng cách nhấn liên kết ⊕ Tạo mới loại tài liệu.
3

Tạo mới Loại tài liệu (nếu cần)

Nếu loại tài liệu chưa tồn tại, nhấn ⊕ Tạo mới loại tài liệu để mở dialog Tạo Loại Tài liệu Mới.Dialog tạo loại tài liệu mớiĐiền thông tin:
  • Tên loại tài liệu (bắt buộc) — Ví dụ: Tài liệu Tín dụng
  • Mã loại tài liệu (bắt buộc) — Tự động tạo từ tên. Chỉ cho phép chữ cái, số, gạch ngang (-) và gạch dưới (_).
  • Mô tả — Mô tả chi tiết về loại tài liệu.
Nhấn Tạo để tạo loại tài liệu mới và quay về bước chọn.
4

Chọn loại tài liệu từ danh sách

Tại dropdown Chọn loại tài liệu, chọn loại tài liệu muốn gắn vào loại hợp đồng.Chọn loại tài liệu từ dropdownDanh sách hiển thị theo định dạng Tên loại tài liệu – Mã loại. Nhấn biểu tượng ✏️ để sửa nhanh một loại tài liệu.Sau khi chọn, nhấn Thêm để xác nhận.
5

Cấu hình tài liệu kèm theo

Loại tài liệu vừa thêm sẽ xuất hiện dưới dạng một hàng trong bảng Tài liệu kèm theo với ba cột:Danh sách tài liệu kèm theo sau khi thêm
CộtMô tả
Loại tài liệuDropdown cho phép thay đổi loại tài liệu đã chọn
Mẫu tài liệuNút Tải lên mẫu — tải file Word (.docx) làm mẫu cho loại tài liệu này
Bắt buộcToggle bật/tắt — xác định tài liệu này có bắt buộc cung cấp khi tạo hợp đồng hay không
Có thể thêm nhiều loại tài liệu bằng cách nhấn lại + Thêm Loại tài liệu.
6

Tải lên và cấu hình mẫu tài liệu

Nhấn Tải lên mẫu trên hàng tài liệu tương ứng để chọn file mẫu từ máy tính.Xem trước file mẫu tài liệu được tải lênHệ thống hỗ trợ file định dạng .docx (Word). File mẫu thường chứa các biến dữ liệu được đặt trong cặp dấu ngoặc nhọn để hệ thống tự động điền khi tạo hợp đồng.Sau khi chọn file, dialog Cấu hình mẫu mở ra:Dialog cấu hình mẫu tài liệuDialog bao gồm hai phần:
  • Phần xem trước (trái): Hiển thị nội dung file mẫu với các biến dữ liệu được đánh dấu. Có thể dùng các nút điều hướng, phóng to/thu nhỏ để kiểm tra toàn bộ nội dung.
  • Phần cấu hình (phải):
    • Tên mẫu — Tên hiển thị của mẫu tài liệu.
    • Kiểu mẫu — Định dạng mẫu, ví dụ: DOCX Template.
    • Cấu hình trường dữ liệu — Bảng liệt kê tất cả các biến (trường) được phát hiện trong file mẫu, gồm các cột:
CộtMô tả
KEYTên biến trong file mẫu (tự động đọc từ file)
ALIAS (DISPLAY NAME)Tên hiển thị thân thiện của trường dữ liệu
DESCRIPTIONNhóm hoặc mô tả thêm về trường
Nhấn + Thêm trường để bổ sung thủ công các trường chưa được tự động nhận diện.
Hệ thống tự động đọc và liệt kê các biến trong file .docx. Hãy kiểm tra lại danh sách trường và đặt ALIAS rõ ràng để người dùng dễ điền thông tin khi tạo hợp đồng.
Nhấn Lưu mẫu để hoàn tất cấu hình mẫu tài liệu, hoặc Đóng để hủy.
7

Ánh xạ Trường dữ liệu

Sau khi hoàn tất tab Thiết lập Tài liệu, chuyển sang tab Ánh xạ Trường dữ liệu để quản lý các biến dữ liệu được tổng hợp từ tất cả mẫu tài liệu đã thêm.Tab Ánh xạ Trường dữ liệuMàn hình chia thành hai phần:Panel trái — Tài liệu nguồn: Liệt kê tất cả các Template đã được gắn vào loại hợp đồng này, kèm số lượng trường mỗi template có.Vùng chính — Bảng trường dữ liệu: Hiển thị toàn bộ các trường được tổng hợp từ các file mẫu, chia thành hai nhóm:

​
Trường dữ liệu chung

Là các trường xuất hiện trong nhiều hơn một mẫu tài liệu. Hệ thống tự động gộp lại để tránh khai báo trùng lặp.
CộtMô tả
Mã trườngTên biến gốc từ file mẫu (ví dụ: khách-hàng.tên)
Tên hiển thịNhãn thân thiện hiển thị với người dùng khi nhập liệu
Giá trị mặc địnhGiá trị tự động điền nếu người dùng không nhập
Mô tả trườngGhi chú bổ sung về trường
Kiểu dữ liệuĐịnh dạng giá trị: Text, Number, Date…
Thao tácXóa trường khỏi cấu hình
Mỗi trường còn hiển thị nhãn Sử dụng (A / B / K…) cho biết trường này được dùng trong template nào.Nhấn Tự động mapping để hệ thống tự động khớp (map) các biến từ các mẫu vào danh sách trường chung.

​
Trường riêng từng mẫu

Trường riêng từng mẫuLà các trường chỉ xuất hiện trong một template nhất định và không chia sẻ với các template khác. Mỗi nhóm trường riêng được gắn nhãn theo tên template tương ứng (ví dụ: Template - HDLD).Cấu trúc bảng tương tự trường chung, nhưng có thêm nút toggle trong cột Thao tác để bật/tắt hiển thị trường đó khi người dùng nhập liệu.
Sau khi chỉnh sửa, con số tổng kết ở cuối trang cho biết: X Trường chung + Y Trường riêng để bạn kiểm soát tổng số trường cần điền khi tạo hợp đồng.
8

Lưu cấu hình

Sau khi hoàn tất cả hai tab, nhấn Lưu cấu hình để lưu toàn bộ thông tin loại hợp đồng, tài liệu kèm theo và cấu hình ánh xạ trường dữ liệu.Nhấn Đóng nếu muốn hủy thao tác.

​
Chỉnh sửa Loại hợp đồng

1

Mở form chỉnh sửa

Trong danh sách, nhấn biểu tượng ✏️ ở cột Hành động của loại hợp đồng cần chỉnh sửa.
2

Cập nhật thông tin

Thay đổi các trường thông tin hoặc cập nhật danh sách tài liệu kèm theo.
3

Lưu

Nhấn Lưu cấu hình để áp dụng thay đổi.

​
Vô hiệu hóa / Khóa Loại hợp đồng

Loại hợp đồng bị khóa sẽ không xuất hiện trong danh sách chọn khi tạo hợp đồng mới, nhưng vẫn được lưu trong hệ thống để tra cứu lịch sử.
Nhấn biểu tượng 🔒 ở cột Hành động → Xác nhận để khóa loại hợp đồng.