> ## Documentation Index
> Fetch the complete documentation index at: https://docs.econtractid.com/llms.txt
> Use this file to discover all available pages before exploring further.

# Quản lý Hồ sơ

> Hướng dẫn tạo hồ sơ, thêm tài liệu ký và thiết lập quy trình gửi duyệt trên econtractid

## Tổng quan

Hồ sơ là đơn vị quản lý trung tâm trong econtractid, tập hợp các **tài liệu ký** và **quy trình duyệt** thành một gói hoàn chỉnh để gửi ký điện tử.

Luồng làm việc chính:

```
Tạo hồ sơ → Thêm tài liệu ký → Lưu và gửi duyệt → Thiết lập quy trình → Trình ký
```

***

## Danh sách hồ sơ

Vào menu **Hồ sơ** để xem toàn bộ hồ sơ của bạn. Mỗi hồ sơ hiển thị:

<img src="https://mintcdn.com/vtsdc/1bKa7R32rj0XB74C/images/quan-ly-ho-so/man-quan-ly-ho-so.png?fit=max&auto=format&n=1bKa7R32rj0XB74C&q=85&s=86bea44084f3516e51b98064a8cb78dd" alt="Màn hình danh sách Quản lý Hồ sơ" width="1920" height="963" data-path="images/quan-ly-ho-so/man-quan-ly-ho-so.png" />

| Cột            | Ý nghĩa                           |
| -------------- | --------------------------------- |
| **Mã hồ sơ**   | Mã tự động (VD: NHANSU-2026-09)   |
| **Tên hồ sơ**  | Tên do người dùng đặt             |
| **Trạng thái** | Đang tạo / Chờ xử lý / Hoàn thành |
| **Loại**       | Loại hợp đồng/hồ sơ               |
| **Đối tác**    | Bên đối tác ký kết                |
| **Ngày tạo**   | Ngày khởi tạo hồ sơ               |

Các icon hành động trên mỗi hàng:

| Icon          | Chức năng                                                                      |
| ------------- | ------------------------------------------------------------------------------ |
| ✏️ Bút chì    | Chỉnh sửa hồ sơ (chỉ hiện khi hồ sơ **chưa gửi duyệt**)                        |
| 🕐 Đồng hồ    | Xem **lịch sử phê duyệt** (chỉ hiện khi hồ sơ đang ở trạng thái **Chờ xử lý**) |
| 📤 Chia sẻ    | Chia sẻ hồ sơ                                                                  |
| ⬇️ Tải xuống  | Tải file tài liệu về máy                                                       |
| 🗑️ Thùng rác | Xóa hồ sơ                                                                      |
| 📋 Sao chép   | Tạo bản sao hồ sơ                                                              |

Nhấn **+ Thêm hồ sơ** ở góc trên bên phải để tạo hồ sơ mới.

***

## Tạo hồ sơ mới

### Bước 1 – Điền thông tin hồ sơ

Sau khi nhấn **+ Thêm hồ sơ**, form tạo hồ sơ xuất hiện với các trường:

<img src="https://mintcdn.com/vtsdc/1bKa7R32rj0XB74C/images/quan-ly-ho-so/man-tao-moi-ho-so.png?fit=max&auto=format&n=1bKa7R32rj0XB74C&q=85&s=7ef6349ab7dad989158d1c4f7362e1a2" alt="Form tạo mới Hồ sơ" width="1920" height="962" data-path="images/quan-ly-ho-so/man-tao-moi-ho-so.png" />

* **Loại hồ sơ** *(bắt buộc)*: Chọn loại hợp đồng phù hợp (VD: Hợp đồng lao động, Hợp đồng mua bán…)
* **Quy trình** *(tùy chọn)*: Gắn quy trình ký sẵn có vào hồ sơ
* **Mã hồ sơ**: Hệ thống tự sinh, có thể chỉnh sửa
* **Tên hồ sơ** *(bắt buộc)*: Đặt tên dễ nhận biết
* **Đối tác**: Chọn bên đối tác tham gia ký kết

<Info>
  Sau khi chọn **Loại hồ sơ**, phần **Tài liệu ký** phía dưới sẽ tự động hiển thị các nhóm tài liệu theo cấu hình của loại hồ sơ đó.
</Info>

### Bước 2 – Thêm tài liệu ký

Phần **Tài liệu ký** xuất hiện sau khi chọn loại hồ sơ. Mỗi nhóm tài liệu (VD: *HĐLĐ*, *Phụ lục*…) cung cấp hai cách thêm tài liệu:

<CardGroup cols={2}>
  <Card title="Tải lên" icon="cloud-arrow-up">
    Upload file **PDF hoặc DOCX** có sẵn từ máy tính của bạn.
  </Card>

  <Card title="Tạo tài liệu" icon="pen-to-square">
    Dùng **trình soạn thảo** để tạo tài liệu từ mẫu hợp đồng đã cài đặt sẵn.
  </Card>
</CardGroup>

#### Tải file lên

1. Nhấn vùng **Tải lên – PDF hoặc DOCX**
2. Chọn file từ máy tính (hỗ trợ `.pdf`, `.docx`)
3. File được đính kèm vào nhóm tài liệu tương ứng

#### Tạo tài liệu từ mẫu

1. Nhấn vùng **Tạo tài liệu – Dùng trình soạn thảo**
2. Cửa sổ **Template** hiện ra với:
   * **Xem trước** tài liệu mẫu bên trái
   * **Danh sách trường** cần điền bên phải (VD: tên khách hàng, địa chỉ, ngày hợp đồng…)
3. Điền đầy đủ các trường thông tin
4. Chọn một trong hai thao tác:
   * **Lưu nháp** – lưu lại để chỉnh sửa tiếp sau
   * **Tạo tài liệu** – tạo file PDF chính thức và đính kèm vào hồ sơ

<Tip>
  Nhấn **+ Thêm tài liệu** ở cuối phần Tài liệu ký nếu hồ sơ cần nhiều hơn một nhóm tài liệu.
</Tip>

### Bước 3 – Lưu hồ sơ

Sau khi hoàn tất tài liệu, cuối màn hình có hai nút:

| Nút                  | Hành động                                                                           |
| -------------------- | ----------------------------------------------------------------------------------- |
| **Lưu và đóng**      | Lưu hồ sơ ở trạng thái **Đang tạo** (nháp), đóng form. Có thể mở lại chỉnh sửa sau. |
| **Lưu và gửi duyệt** | Lưu hồ sơ và **chuyển ngay sang tab Đề nghị duyệt** để thiết lập quy trình ký.      |

<Info>
  Chỉ khi nhấn **Lưu và gửi duyệt** thì hồ sơ mới chuyển sang bước thiết lập quy trình. Nếu nhấn **Lưu và đóng**, hồ sơ vẫn ở trạng thái **Đang tạo** và chưa được gửi đi.
</Info>

***

## Thiết lập quy trình và gửi duyệt

Sau khi nhấn **Lưu và gửi duyệt**, hệ thống tự động mở tab **Đề nghị duyệt**.

<img src="https://mintcdn.com/vtsdc/1bKa7R32rj0XB74C/images/quan-ly-ho-so/man-de-nghi-duyet.png?fit=max&auto=format&n=1bKa7R32rj0XB74C&q=85&s=c0dd25eb18d7dcf57e2fb3d2bf050452" alt="Màn hình Đề nghị duyệt" width="1920" height="962" data-path="images/quan-ly-ho-so/man-de-nghi-duyet.png" />

Màn hình gồm hai phần:

* **Bên trái**: Danh sách tài liệu hồ sơ và xem trước nội dung
* **Bên phải**: Cấu hình các bước trong quy trình ký

### Cấu hình các bước ký

Mỗi **bước** trong quy trình bao gồm:

| Trường                  | Mô tả                                              |
| ----------------------- | -------------------------------------------------- |
| **Tên bước**            | Tên gợi nhớ (VD: Giám đốc, Thư ký, Kế toán)        |
| **Mô tả**               | Ghi chú thêm cho bước này                          |
| **Loại hình ký**        | *Tài khoản* / *USB Token* / *Cloud HSM* / *Ký ảnh* |
| **Người xử lý**         | Chọn tài khoản người ký trong hệ thống             |
| **Số CCCD/MST**         | Định danh người ký (nếu cần)                       |
| **Quá hạn sau (giờ)**   | Thời gian tối đa chờ ký trước khi cảnh báo         |
| **Hình thức thực hiện** | *Duyệt* hoặc *Ký*                                  |

<Steps>
  <Step title="Chọn quy trình mẫu (tùy chọn)">
    Nếu đã có quy trình mẫu, chọn từ danh sách **Quy trình mẫu** để tự động điền các bước.
  </Step>

  <Step title="Thêm / xóa bước">
    Nhấn icon **+** để thêm bước mới, icon **thùng rác** để xóa bước không cần.
  </Step>

  <Step title="Điền thông tin từng bước">
    Điền đầy đủ **Tên bước**, **Loại hình ký**, **Người xử lý** và **Hình thức thực hiện** cho mỗi bước.
  </Step>

  <Step title="Trình ký">
    Nhấn **▶ Trình ký** để chính thức gửi hồ sơ vào quy trình duyệt.
  </Step>
</Steps>

<Warning>
  Sau khi nhấn **Trình ký**, hồ sơ chuyển sang trạng thái **Chờ xử lý** và sẽ lần lượt được gửi đến từng người ký theo thứ tự bước đã cấu hình. Lúc này hồ sơ **không thể chỉnh sửa** nữa.
</Warning>

***

## Chỉnh sửa hồ sơ

Hồ sơ ở trạng thái **Đang tạo** (chưa gửi duyệt) vẫn có thể chỉnh sửa:

1. Trong danh sách hồ sơ, nhấn icon ✏️ **bút chì** trên hàng hồ sơ cần sửa
2. Form chỉnh sửa mở ra, cho phép thay đổi thông tin hồ sơ, tài liệu ký
3. Nhấn **Lưu và đóng** để lưu lại, hoặc **Lưu và gửi duyệt** để tiến hành gửi duyệt

<Warning>
  Icon bút chì **chỉ xuất hiện** khi hồ sơ ở trạng thái **Đang tạo**. Sau khi đã gửi duyệt (Chờ xử lý), hồ sơ không thể chỉnh sửa.
</Warning>

***

## Lịch sử phê duyệt

Với các hồ sơ đang ở trạng thái **Chờ xử lý**, nhấn icon 🕐 **đồng hồ** để xem lịch sử phê duyệt.

Tab **Lịch sử phê duyệt** hiển thị:

* **Thông tin phê duyệt**: Tên hồ sơ, ngày tạo, người tạo, số bước đã duyệt / tổng số bước
* **Quá trình duyệt**: Timeline trực quan từng bước:
  * Bước đã hoàn thành hiển thị màu **xanh** với thời gian xử lý
  * Bước chưa xử lý hiển thị màu **xám**
  * Mỗi bước ghi rõ người xử lý, phương thức, hình thức thực hiện

<Tip>
  Nếu người ký chưa nhận được thông báo, nhấn **Gửi lại thông báo** trong bước tương ứng để hệ thống gửi lại email/SMS nhắc nhở.
</Tip>

***

## Các thao tác trên hồ sơ

| Nút / Icon           | Mô tả                                                 |
| -------------------- | ----------------------------------------------------- |
| **Lưu và đóng**      | Lưu hồ sơ dưới dạng nháp (Đang tạo), đóng form        |
| **Lưu và gửi duyệt** | Lưu và mở tab Đề nghị duyệt để thiết lập quy trình ký |
| ✏️ Chỉnh sửa         | Mở form chỉnh sửa (chỉ khi hồ sơ **Đang tạo**)        |
| 🕐 Lịch sử phê duyệt | Xem tiến trình duyệt (chỉ khi hồ sơ **Chờ xử lý**)    |
| ⬇️ Tải xuống         | Tải file tài liệu về máy                              |
| 🗑️ Xóa              | Xóa hồ sơ (chỉ khi hồ sơ **Đang tạo**)                |
| 📋 Sao chép          | Tạo bản sao hồ sơ với cùng cấu hình                   |

***

## Trạng thái hồ sơ

```
Đang tạo  ──(Lưu và gửi duyệt)──▶  Chờ xử lý  ──(Trình ký)──▶  Hoàn thành
    ▲                                    │
    │                                    ▼
 (Lưu và đóng)                       Từ chối
```

| Trạng thái     | Ý nghĩa                                 | Có thể chỉnh sửa? |
| -------------- | --------------------------------------- | ----------------- |
| **Đang tạo**   | Hồ sơ nháp, chưa gửi đi                 | ✅ Có              |
| **Chờ xử lý**  | Đang trong quy trình ký duyệt           | ❌ Không           |
| **Hoàn thành** | Tất cả bước ký đã hoàn tất              | ❌ Không           |
| **Từ chối**    | Một bước bị từ chối, quy trình dừng lại | ❌ Không           |