> ## Documentation Index
> Fetch the complete documentation index at: https://docs.econtractid.com/llms.txt
> Use this file to discover all available pages before exploring further.
# Ký với khách hàng tổ chức
> Tạo hồ sơ có khách hàng là doanh nghiệp, gửi email để khách ký số bằng USB Token, sau đó người ký nội bộ hoàn tất
Kịch bản dành cho hợp đồng mà bên kia là **doanh nghiệp/tổ chức** (định danh bằng mã số thuế). Khách hàng không cần tài khoản trước: hệ thống tự tạo tài khoản và gửi đường dẫn ký qua email.
```mermaid theme={null}
flowchart LR
A[Người tạo
lập hồ sơ, trình ký] --> B[Khách hàng tổ chức
ký số USB Token]
B --> C[Người ký nội bộ
ký số]
C --> D([Hoàn thành])
```
## Chuẩn bị
Quản trị viên tạo sẵn một [quy trình mẫu](https://docs.econtractid.com/user-guide/quan-tri/cai-dat/quy-trinh.md) gắn với loại hồ sơ, ví dụ:
| Bước | Loại hình ký | Hình thức ký | Phương thức ký |
| - | - | - | - |
| Khách hàng ký | **Gửi email** | Ký số | Ký Token/Remote |
| Giám đốc ký | **Chức danh** → Giám đốc | Ký số | Ký Token/Remote |
Bước *Gửi email* để trống thông tin khách — hệ thống điền từ khách hàng của hồ sơ khi trình ký. Phía khách cần USB Token chứng thư số doanh nghiệp và máy tính Windows.
## 1. Tạo hồ sơ và thêm khách hàng
**1. Tạo hồ sơ**
Vào **Hồ sơ** → **Thêm hồ sơ**.
1. **Loại hồ sơ** — tự điền theo quy trình đã chọn.
2. **Quy trình** — chọn quy trình dành cho khách hàng tổ chức.
3. **Tên hồ sơ** *(bắt buộc)*.
4. **Thêm đối tác** — mở khung chọn bên ký.
**2. Chọn hoặc tạo khách hàng**
1. **Loại đối tác**: chọn **Khách hàng**.
2. **Chọn Khách hàng**: gõ tên hoặc mã số thuế để chọn khách đã có.
3. Nút **+**: tạo khách hàng mới.
Trong hộp thoại **Tạo khách hàng mới**:
1. Chọn **Tổ chức**.
2. **Mã số thuế** và **Tên tổ chức** *(bắt buộc)*.
3. **Email** — địa chỉ nhận đường dẫn ký.
4. **Lưu** để thêm khách vào hồ sơ.
> [!WARNING]
>
> Email phải chính xác: đường dẫn ký và thông tin đăng nhập chỉ được gửi tới địa chỉ này.
**3. Kiểm tra khách hàng đã thêm**
1. Thanh **Tiến độ** đánh dấu hoàn thành *Điền thông tin* và *Chọn đối tác*.
2. Thẻ khách hàng: mã số thuế, tên, email. Biểu tượng bút để sửa, **x** để bỏ khỏi hồ sơ.
**4. Thêm tài liệu ký**
1. **Tải lên** file PDF/DOCX có sẵn, hoặc
2. **Tạo tài liệu** từ mẫu của loại hồ sơ — xem [Mẫu hợp đồng, tài liệu](https://docs.econtractid.com/user-guide/quan-tri/cai-dat/mau-hop-dong-tai-lieu.md).
Khi tài liệu ở trạng thái **Đã tải** (1), chọn **Lưu và gửi duyệt** (2).
## 2. Kiểm tra quy trình và trình ký
Màn hình **Đề nghị duyệt** nạp các bước từ quy trình mẫu.
1. **Quy trình mẫu** đã chọn ở bước tạo hồ sơ.
2. **Bước 1: Khách hàng ký**.
3. **Loại hình ký** *Gửi email*; **Đối tác** là khách hàng của hồ sơ.
4. **Số CCCD/MST** — tự điền mã số thuế của khách.
1. **Email nhận** — tự điền từ khách hàng, sửa được.
2. **Hình thức ký** *Ký số*, **Phương thức ký** *Ký Token/Remote*.
3. **Đặt vị trí ký** — tạo vùng ký trên tài liệu.
1. Bước 2: **Loại hình ký** *Chức danh* → *Giám đốc* — tài khoản có chức danh này nhận việc ký.
2. **Ký số** / **Ký Token/Remote**.
3. **Trình ký** khi đã kiểm tra xong.
Trước khi trình ký, kéo từng vùng ký tới đúng chỗ trên tài liệu:
1. Vùng **Giám đốc ký** (Đại diện bên A).
2. Vùng **Khách hàng ký** (Đại diện bên B).
3. **Đặt vị trí ký** của từng bước — thêm vùng nếu cần ký nhiều trang.
> [!NOTE]
>
> Sau khi trình ký, tài liệu ký bị khoá — kiểm tra kỹ nội dung và vị trí ký trước khi bấm **Trình ký**.
## 3. Theo dõi tiến độ
Hồ sơ chuyển **Chờ xử lý** (1), **Bước hiện tại** là *Khách hàng ký* (2). Biểu tượng đồng hồ (3) mở **Lịch sử phê duyệt**:
1. **Gửi phê duyệt** — người tạo, thời gian gửi.
2. **Khách hàng ký** — nhãn *Khách hàng ngoài*, email, mã số thuế, hình thức ký.
3. **Gửi lại thông báo** — gửi lại email ký (có thể nhập email khác; khi đó hệ thống cấp mật khẩu mới).
4. **Giám đốc ký** — bước tiếp theo.
## 4. Khách hàng ký số
Khách nhận email gồm đường dẫn công việc, **tên đăng nhập là mã số thuế** và **mật khẩu** (gửi khi tài khoản khách được tạo lần đầu).
**1. Đăng nhập từ email**
1. Tên đăng nhập đã điền sẵn từ đường dẫn.
2. Nhập mật khẩu trong email.
3. **Đăng nhập** — hệ thống mở thẳng công việc cần ký.
**2. Xem tài liệu và chọn ký**
1. **Ký số & duyệt** — chọn cách ký.
2. **Từ chối** — nhập lý do, quy trình dừng.
3. **Tải xuống** tài liệu.
4. **Kiểm tra chữ ký số** đã có trên tài liệu.
5. **Lịch sử phê duyệt** của hồ sơ.
**3. Ký bằng USB Token**
Cắm USB Token, chọn **Ký số & duyệt** → **Ký bằng USB Token** (1).
Máy chưa có công cụ ký thì hệ thống hiện **Thiết lập môi trường ký số**:
1. Tải **ESigner** theo bản Windows.
2. Chạy `ESigner.exe` (chỉ cần một lần trên mỗi máy).
3. **Thử lại**, nhập **mã PIN**, chọn chứng thư số hợp lệ và **Xác nhận**.
Chi tiết cài ESigner và chọn chứng thư: [Hướng dẫn ký bằng USB Token](https://docs.econtractid.com/user-guide/huong-dan-ky-usb-token.md).
## 5. Người ký nội bộ hoàn tất
Sau khi khách ký, công việc **Giám đốc ký** xuất hiện ở **Xử lý công việc** của tài khoản có chức danh Giám đốc. Người ký mở công việc → **Ký số & duyệt** → **Ký bằng USB Token** như trên, hoặc chọn nhiều công việc và dùng **Ký số theo lô** — xem [Xử lý công việc](https://docs.econtractid.com/user-guide/xu-ly-cong-viec.md).
Ký xong, hồ sơ chuyển **Hoàn thành**; tải hợp đồng đã ký tại menu **Hồ sơ**.
## Sự cố thường gặp
| Tình huống | Cách xử lý |
| - | - |
| Khách không nhận được email | Kiểm tra thư rác; ở **Lịch sử phê duyệt** chọn **Gửi lại thông báo**, có thể nhập email khác. |
| Khách mất mật khẩu | **Gửi lại thông báo** và nhập email nhận — hệ thống cấp mật khẩu mới kèm theo. |
| Báo chưa thiết lập môi trường ký | Cài và mở ESigner, kiểm tra USB Token đã cắm, rồi **Thử lại**. |
This documentation is built and hosted on [Mintlify](https://mintlify.com), a developer documentation platform.